Pengembangan Sistem Informasi Tracking Pengiriman Barang PT. KBO (Kirim Barang Online)

                            

1.  Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Di era bisnis online sekarang ini, jasa pengiriman barang merupakan sebuah elemen penting yang tidak bisa dilepaskan. Istilah-istilah semacam kurir paket hingga tracking resi juga pastiknya sudah tidak asing di telinga kita yang sering melakukan jual beli secara online. Hanya dengan memasukkan nomor resi pengiriman, maka kita dapat mengetahui sampai di mana barang yang kita kirim atau kita terima sedang berada.

Proses pengiriman barang oleh perusahaan KBO merupakan proses bisnis yang paling penting. Proses ini memegang peran penting dalam membuat kepercayaan pelanggan terhadap performa dan integritas perusahaan. Di era sekarang, perusahaan dituntut untuk memberikan fasilitas terbaik kepada pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan KBO dituntut untuk memberikan fasilitas yang dapat memberikan informasi mengenai barang yang dalam proses pengiriman..

Belum tersedianya informasi lokasi keberadaan paket pengiriman yang sedang diproses secara real time oleh perusahaan KBO membuat pengirim menjadi khawatir akan paket kiriman yang sedang diproses. Oleh karena itu, maka PT. KBO membutuhkan suatu aplikasi yang diharapkan memberikan informasi yang akurat dan real time, sehingga menghilangkan kekhawatiran akan barang yang sedang dikirim.

Aplikasi Tracking Pengiriman Barang merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak yang dikembangkan dalam bentuk web dan mobile untuk dapat memberikan informasi secara visual tentang lokasi keberadaan barang yang dikirim.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan  kegiatan aplikasi ini adalah:

1.    Menyimpan data-data tracking barang yang telah, sedang, dan akan proses.

2.    Pengolahan data-data barang menjadi data-data yang siap dimanfaatkan oleh perusahaan dan pelanggan.

3.    Memudahkan proses tracking terhadap armada dan barang yang dikirim.

4.    Pengguna bisa mengecek tarif biaya paket untuk pengiriman barang yang dipesan menggunakan jasa ekspedisi Kirim Barang.

5.    Pengguna bisa mengetahui letak keberadaan barang kiriman dengan cara memasukkan nomor resi.

6.    Pengguna dapat menemukan lokasi cabang PT.KBO.

1.3  Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai yaitu:

1.        Memungkinkan penyampaian informasi tracking dengan baik dan cepat.

2.        Kemudahan dalam proses tracking barang dan armada oleh perusahaan dan pelanggan.

3.        Adanya layanan berbasis web dan aplikasi mobile untuk melayani pengguna jasa

4.        Adanya sistem yang mempermudah pengecekan proses kirim barang .

1.4 Hasil Akhir yang Diharapkan

Hasil akhir yang diharapkan yaitu: Tersedianya aplikasi Tracking yang dapat digunakan oleh perusahaan dan pelanggan.

1.5 Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

Kurun waktu yang tersedia untuk menyelesaikan kegiatan ini adalah 6 (Enam) bulan kalender Masehi.

2.  Ruang Lingkup Pekerjaan

2.1 Perencanaan Dan Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan

Kegiatan ini diawali dengan:

1.    Survey

2.    Penyusunan rencana pelaksanaan pekerjaan

2.2 Analisis Dan Evaluasi Terhadap Struktur, Proses Bisnis dan Instrumen Statistik Pendidikan Nasional.

Tim Pengembang harus melakukan analisis dan evaluasi terhadap:

1.      Struktur, Proses Bisnis dan Instrumen proses ekspedisi yang digunakan untuk menentukan konsep basis data.

2.      Permasalahan yang saat ini dihadapi sehubungan dengan pendataan, pengolahan data, dan penyajian data/ informasi proses ekspedisi.

3.      Kebutuhan-kebutuhan (requirements), baik kebutuhan pengguna (user requirements) maupun kebutuhan sistem (system requirements).

2.3 Perancangan Sistem

Tim Pengembang menyusun rancangan sistem yang akan diimplementasikan dengan aspek berikut:

1.    Deskripsi Sistem

2.    Pertimbangan-Pertimbangan Desain

3.    Arsitektur Sistem

4.    User Interface Design

2.4  Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

Nama dari organisasi pemberi jasa adalah PT.KBO

2.5 Implementasi Sistem

Implementasi Sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem

2.6 Uji Coba Operasional

Uji coba operasional harus dilakukan dalam satu periode waktu yang mencerminkan siklus hidup sistem sehari-harinya.

2.7 Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem

Menjelang akhir pekerjaan, Tim Pengembang harus memberikan pelatihan kepada para calon pengguna sistem.

3.  Serahan Pekerjaan

Serahan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:

1.      Laporan Kemajuan Pekerjaan

Terdiri dari Laporan Pendahuluan, Laporan Antara, dan Laporan Akhir.

2.      Software Aplikasi Tracking Pengiriman Barang yang telah terinstalasi pada infrastruktur yang ada beserta CD Master Aplikasi.

3.      Dokumentasi Sistem

4.  Tenaga Ahli

4.1 Kebutuhan Tenaga Ahli

Dibutuhkan tenaga-tenaga ahli dengan spesifikasi sebagai berikut:

1.         Ahli Software Analis (Ketua Tim)

2.         Ahli Ilmu Statistik

3.         Ahli Pengembangan Sistem informasi

4.         Ahli Perancangan Sistem Aplikasi

5.         Ahli Pemrograman Komputer

6.         Ahli Database Programmer

7.         Ahli Analisis dan Pengolah Data

8.         Ahli Software Tester

4.2          Tugas Pokok Tenaga Ahli

1.         Team Leader

Menyusun rencana pelaksanaan pekerjaaan, melakukan analisis dan evaluasi, menentukan solusi yang tepat guna, menyusun konsep dasar sistem, dan memimpin pelaksanaan pekerjaan.

2.         System Designer

Merancang sistem, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan uji coba operasional, penyusunan dokumentasi sistem, dan pelatihan bagi para calon pengguna.

3.         Data Base Designer

Merancang sistem basis data dan melaksanakan uji coba, penyusunan referensi dan pelatihan bagi calon pengguna.

4.         Application System Designer

Mengukur kemampuan,  calon pengguna sistem, merancang sistem aplikasi.

5.         Programmer

Membangun program-program aplikasi.

6.         Data Base Administrator

Membangun sistem basis data, berdasarkan rancangan yang telah ditetapkan.

5.  Sumber Pendanaan

Sumber pendanaan dari PT. KBO untuk pembuatan aplikasi tracking ini berasal dari milik pribadi sebesar Rp. 320.837.000,-.

6.  Pelaporan

Laporan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1.      Laporan Pendahuluan yang berisikan perencanaan penyelesaian pekerjaan, jadwal kerja, analisa awal terhadap ruang lingkup pekerjaan. Laporan ini di serahkan paling lambat dua minggu setelah penandatangan Surat Perintah Mulai Pekerjaan (SPMK) sebanyak 5 copyan.

2.      Laporan Interim yang berisikan kemajuan pekerjaan kegiatan. Laporan ini diserahkan paling lambat minggu terakhir di bulan kedua sebanyak 5 copyan.

3.      Laporan Akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan kegiatan ini.

Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Ø Definisi Manajemen Proyek Perangkat Lunak

Manajemen: mengatur atau mengelola, melalui Planning unutk mempelajari analisa/perencanaan, Organizing untuk mempelajari delegasi, Action untuk mempelajari pelaksanaan, Controlling untuk mempelajari evaluasi

Proyek: aktivitas yang memiliki batasan waktu, biaya, dan resource

Perangkat Lunak: kumpulan instruksi, kode, dokumen atau data yang bila dieksekusi akan menjalankan fungsi tertentu

Jadi, bisa disimpulkan bahwa Manajemen Proyek Perangkat Lunak adalah sebagai suatu proses kegiatan untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian untuk membuat perangkat lunak atas sumber daya organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan sumber daya yang tertentu pula.

Ø Latar Belakang

Latar belakang mempelajari MPPL karena adanya sesuatu yang negatif (software krisis), misalnya inefisiensi, keterlambatan delivery, produk tidak spesifik, suatu proyek tidak memiliki kemajuan, resource SDM berlebih, kegagalan mencapai tujuan adalah hal yang menyebabkan kegagalan proyek.

MPPL juga bisa diartikan sebagai aktifitas perancangan dan pengontrolan membuat prangkat lunak dalam jangka waktu tertentu untuk memenuhi kebutuhan. Adapun tahapan pada MPPL biasanya adalah Planning, Organizing, Acting, Controlling dan Monitoring.

Dengan adanya MPPL, stakeholders atau pihak-pihak yang terlibat dalam proyek dapat mengetahui cara mengelola proyek, menjalankan proyek dengan lancar, efektif dan efisien sehingga mendapatkan keuntungan yang biasanya berupa uang. MPPL ini mengatur empat hal penting yaitu personel, produk, proses dan proyek.

Ø Pihak yang terlibat atau Stakholder

·      Klien biasanya merupakan personel yang memiliki proyek itu.

·      Project manager dapat juga diartikan sebagai pemimpin proyek sehingga project manager ini bertanggung jawab atas jalannya proyek.

·      Programmer/engineer merupakan personel yang menuliskan instruksi atau yang menuangkan keinginan klien ke dalam code.

·      Desainer adalah personel yang memvisualisasikan kebutuhan klien atau pengguna ke dalam bentuk arsitektur perangkat lunak.

·      End user adalah pengguna akhir dari perangkat lunak atau operator.

·      Analyst bertugas untuk menganalisis kebutuhan klien. Dalam beberapa kasus, analyst digabung dengan desainer.

·      Investor/sponsor merupakan pihak yang menyediakan dana. Personel yang menjadi investor ini bisa berupa bank atau perusahaan itu sendiri.

            Jika dibagi ke dalam beberapa kategori, stakeholders ini dibagi menjadi lima kategori.

·      Manajer senior berperan sebagai yang membuat kebijakan, keputusan dan strategi dalam proyek.

·      Manajer proyek berperan sebagai orang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek dan mampu memilih praktisi sesuai dengan posisi.

·      Praktisi berperan sebagai yang mengerjakan perangkat lunak.

·      Klien berperan sebagai pemberi kerja dan menentukan kebutuhan perangkat lunak.

·      Pengguna perangkat lunak adalah personel yang menggunakan perangkat lunak yang telah dibangun.

Ø Contoh Proyek Perangkat Lunak

·      Nama Proyek :PEMELIHARAAN DAN OPERASIONAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SPEKTRUM

·      Latar Belakang

Guna memenuhi kebutuhan layanan sistem manajemen Dirjen Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (SDPPI), Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) menghadirkan layanan perizinan spektrum frekuensi radio secara daring atau e-Licensing yang terintegrasi melalui Sistem Informasi Manajemen SDPPI (SIMS).

Tentunya dalam sebuah Sistem Informasi, pasti diadakan maintenance pemeliharaan sistem terkait dengan kelancaran berjalannya proses bisnis yang ditangani sistem informasi tersebut. Oleh karena itulah pihak Kemkominfo mengadakan proyek maintenance ini.

·      Maksud dan Tujuan

Tujuan dari pengadaan proyek ini adalah untuk meningkatkan kinerja sistem, dan fitur - fitur non fungsional dari Sistem Informasi Manajemen Spektrum seperti :

§  Kecepatan Akses

§  Kekuatan Server

§  Kestabilan Script

§  Keamanan Sistem

§  Daya Tampung Database

Sasaran terwujudnya Sistem informasi Manajemen Spektrum yang lebih baik dan dapat menangani proses bisnis lebih cepat dan akurat.

·      Nama Organisasi Pengguna Jasa:Kementerian Komunikasi dan Informatika 

Sumber Pendanaan

·      Pengadaan Tunggal dari APBN tahun 2015 dengan Nilai HPS paket sebesar kurang lebih 2.6 Milyar Rupiah.

·      Kualifikasi

Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh penyedia jasa adalah:

- Ijin Usaha : SIUP

- Klasifikasi : Peserta yang berbadan usaha harus memiliki surat izin usaha jasa konsultasi piranti lunak, Informatika yang dikeluarkan oleh instansi berwenang yang masih berlaku- Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir.

·      Tenaga Ahli

1.       Ketua tim (Project Manager)

Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.

2.       Sistem Analis

Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

3.       Programmer/ Developer

Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang.

4.       Quality Assurance

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang

5.       Trainers

Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

  

·      Keluaran

1.         Keluaran dari proyek ini adalah Versi yang lebih mutakhir dari Sistem Informasi.

2.         Dokumentasi laporan tentang maintenance yang berdasarkan acuan hasil dan dokumentasi versi-versi sebelumnya.

3.         Source Code Program berdasarkan acuan dokumentasi proyek.

4.         SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Prosedur).

·      Sumber:
§  http://umardanny.com/contoh-tugas-manajemen-proyek-rekayasa-perangkat-lunak/
§  http://kbbi.web.id/manajemen
§  http://kbbi.web.id/proyek
§  http://romariowijaya.blogspot.co.id/2016/03/kerangka-acuan-kerja-nama-proyek.html