Nama : Ananda Ricky
NRP : 5114100056
Kelas : D
Link Sekolah : Tidak Ada
Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online Pada SMA Negeri Unggul Kabupaten Aceh Selatan
Pendahuluan
A. Permasalahan
SMAN Unggul Kabupaten Aceh Selatan (SMAN Unggul Kabas) merupakan sekolah Unggulan di Kabupaten Aceh Selatan, sekolah ini merupakan binaan Pemerintah Daerah Aceh Selatan. Sekolah ini merupakan sekolah yang menerapkan sistem asrama. Setiap tahun ajaran baru SMAN Unggul Aceh Selatan menerima Siswa baru yang tidak banyak. Jumlahnya siswa yang diterima hanya berkisar antara 40 sampai 50 murid. Hal ini dikarenakan sekolah ini memiliki standar yang tinggi bagi siswa SMP yang ingin melanjutkan ke SMAN Unggul tersebut.
Hingga Saat ini SMAN Unggul Kabas belum memiliki sistem PPDB karena di Kabupaten sendiri belum menerapkan sistem ini. Sehingga semua proses pendaftaran dan proses seleksi masih dilakukan secara manual dengan datang ke Dinas Pendidikan dan mengambil Formulirnya. Kemudian melengkapi persyaratan dan mengikuti seleksi tahap I.
B. lingkungan Implementasi
Sebab belum adanya sistem yang terintegrasi PPDB di SMAN Unggul Kabas, Sekiranya kami akan membuat sistem dan menganalisis studi kelayakan dari sistem tersebut. Dimana sistem ini akan di terapkan pada SMAN Unggul Kabas nantinya.
BAHAN DAN METODE
Studi Kelayakan
Studi kelayakan merupakan suatu pembelajaran yang digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah sebuah proyek atau pengembangan suatu proyek layak dikerjakan/diteruskan atau dihentikan.
Studi kelayakan disebut juga dengan istilah High Point Review(Jogiyanto, 2008).
Bahan dan Metode
A. Konsep dasar Sistem
Sistem pendaftaran
dan verifikasi yang dilakukan secara online ini akan membantu manajemen SMAN
Unggul Kabas dalam melakukan pencatatan hasil pendaftaran dan memverifikasi
dari setiap berkas yang ada. Selanjutnya sistem tersebut akan memberikan bukti verifikasi
kepada pendaftar berupa bukti tercetak dari sistem online yang dapat di print.
B. Studi Kelayakan
Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan
beberapa jenis kelayakan, antara lain:
1.
Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Kelayakan
teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi
yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai kelayakan dari kemampuan,
keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan.
2.
Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonom merupakan aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan
yang lain. Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi
pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan.Dengan demikian aspek
untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan
ekonomi berhubungan dengan return investmen atau berapa lama biaya investasi
dapat kembali.
3.
Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel
yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut beberapa aspek seperti
beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah
yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus benar-benar dibutuhkan oleh
pengguna. Kelayakan operasional ini juga mencakup mengenai penerimaan karyawan,
dukungan manajemen dan persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.
Hasil dan Pembahasan
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang
akan dikembangkan, dilakukan uji kelayakan dari beberapa segi diantaranya kelayakan
teknik, ekonomi, operasional, sosial dan hukum.
1.
Kelayakan Teknik
Perangkat Keras yang
digunakan.
|
No
|
Perangkat Keras
|
Spesifikasi
|
|
1
|
Processor
|
Intel
Core i7
|
|
2
|
Memory
|
8GB
DDR3L
|
|
3
|
Monitor
|
1TB
|
|
4
|
Hardisk
|
Sony 21”
|
|
5
|
Keyboar
|
USB
Razor, USB Logitech
|
|
6
|
Mouse
|
USB
Logitech
|
|
7
|
Printer
|
EPSON
L1300
|
Kebutuhan Perangkat Lunak
dari sistem ini adalah :
|
No
|
Perangkat Lunak
|
Kegunaan
|
|
1
|
Windows
8.1 pro
|
Sistem
Operasi
|
|
2
|
PHP,
HTML
|
Pembuatan
Sistem Web
|
|
3
|
Photoshop,
CS 5
|
Design
Sistem Web
|
|
4
|
Google
Chrome
|
Web
Browser
|
|
5
|
XAMPP
|
Web
Server
|
|
6
|
My SQL
Server
|
Database
Server
|
Aplikasi yang dibutuhkan
dari sistem adalah :
|
No
|
Aplikasi/Software
|
Keterangan
|
|
1
|
MS Word
|
Digunakan
untuk mengetik daftar peserta yang telah diverifikasi
|
|
2
|
MS Excel
|
Digunakan
sebagai penginputan dan pengkategorian data peserta.
|
|
3
|
Google
Chrome
|
Website
SMAN Unggul Kabas
|
Database sebagai penyimpanan
data online secara terpusat adalah :
|
No
|
Database Sistem
|
Keterangan
|
|
1
|
My SQL
|
Penyimpanan
Data Online
|
Dalam
Memberikan Penilaian pada kelayakan teknik, apabila perangkat keras, perangkat
lunak dan aplikasi yang digunakan sudah sesuai dengan dengan yang di ajukan,
maka dipastikan sistem akan berjalan lancar dan sesaui harapan. Jika tanpa
mempertimbangkan faktor lain maka sistem ini sudah melebihi satandar dan dapat
diterapkan pada sistem yang lain juga. Nilai untuk Sistem Kelayakan Teknik
seperti yang di tawarkan untuk SMAN Unggul Kabas ini diberikan nilai 9,5.
2.
Kelayakan Ekonomi
Pembangunan sistem baru
membutuhkan investasi ataupun dana untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan
datang. Sumber daya dan sumber dana diperlukan dalam pembangunan sistem baru
sebagai bentuk investasi. Kelayakan ekonomi didapatkan dari hasil analisis
biaya dan manfaat. Tujuan dari analisis tersebut adalah untuk memberikan
gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang lebih
besar dari biaya yang dikeluarkan.
Komponen
Biaya
Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem ini dapat diklasifikasikan
kedalam 3 kategori utama yaitu:
a.
Biaya pengadaan (procurement
cost), yaitu biaya pembelian perangkat keras, biaya ini digunakan pada awal
pembuatan sistem, sebelum system dioperasikan.
b.
Biaya Pengembangan, yaitu
biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya
tahap analisis sistem, biaya tahap desain sistem dan biaya tahap penerapan
sistem.
c.
Biaya operasi dan biaya
perawatan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan sistem, yaitu biaya
overhead, biaya perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak.
Komponen
Manfaat
Manfaat yang didapat dari
sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1.
Keuntuugan berwujud
(tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan
didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan berwujud antara
lain :
a.
Pengurangan biaya operasi.
b.
Pengurangan biaya lembur.
c.
Pengurangan biaya
perlengkapan.
2.
Keuntungan tak berwujud
(intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur
dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain :
a.
Keandalan dan ketersediaan
sistem
b.
Peningkatan efektifitas
pegawai dan akademiknya.
c.
Peningkatan kepuasan
mahasiswa, dosen, dan pegawainya
Adapun
metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah :
a.
Metode Periode Pengembalian
(Payback Period)
Metode ini adalah uji
kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk
membayar kembali biaya investasi dalam pembuatan aplikasi yang telah
dikeluarkan. Penilaian kelayakan untuk payback.
·
Layak jika waktu
pengembalian lebih kecil dari umur investasi.
·
Tidak layak jika waktu
pengembalian lebih besar dari umur investasi.
Perhitungan
PP :
Nilai
Investasi : Rp38.720.000
Proses
Tahun 1 : RP82.964.821
PP =
38.720.000/82.964.821
PP = 0,46
Tahun (kurang lebih 5 bulan)
Dari perhitungan diatas diketahui bahwa periode pengembalian sudah dapat
dicapai pada tahun ke-0 atau tahun pertama jika aplikasi yang dibuat langsung
digunakan untuk kebutuhan akademik, secara detailnya adalah 0,46. Dapat
disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik
impas pada waktu kurang lebih 5 sampai dengan 6 bulan, yang berarti bahwa
setelah 5 bulan akan mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut.
Yang berarti sistem ini layak dikembangkan karena waktu pengembalian lebih
mencapai titik impas ataupun kecil dari umur investasi.
b.
Metode Pengembalian
Investasi (Return on Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk
mengukur presentase manfaat yang dihasilkan proyek dibanding dengan biaya yang
dikeluarkan. Return on Investmen (ROI) dari suatu proyek dapat dihitung dengan
rumus:
Penilaian kelayakan untuk ROI :
Layak jika ROI > 0
Tidak layak jika ROI < 0
Biaya-biaya
Biaya Tahun 0 = Rp38.000.000
Biaya Tahun 1 = Rp4.000.000
Biaya Tahun 2 = Rp4.000.000
Biaya Tahun 3 = Rp4.000.000
Total = Rp50.000.000
Manfaat-manfaat :
Manfaat Tahun 0 = Rp0
Manfaat Tahun 1 = Rp88.000.000
Manfaat Tahun 2 = Rp96.000.000
Manfaat Tahun 3 = Rp95.000.000
Total = Rp279.000.000
ROI = [ ( 279.000.000 – 50.000.000) / 279.000.000
] x 100%
ROI = 82 % berarti layak
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisis biaya dan manfaat serta
mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi
pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga
nilai dapat diberikan 8.5.
3.
Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES
yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem
yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam
organisasi. Kerangka PIECES meliputi:
Performances
|
Siatem
Lama
|
Sistem
Baru
|
|
Membutuhkan
waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan 1 verifikasi data.
|
Membutuhkan
waktu kurang lebih 5 menit untuk memverifikasi 1 data
|
Information
|
Siatem
Lama
|
Sistem
Baru
|
|
Sering
menyajikan informasi yang keliru dan tidak akurat.
|
Dapat memberikan
informasi yang tepat dan akurat.
|
Economy
|
Siatem
Lama
|
Sistem
Baru
|
|
Mengeluarkan
banyak biaya untuk print dan perawatan hardware.
|
Biaya yang
dikeluarkan relative murah karena untuk perbaikan hardware yang sudah jarang,
dan sedikit terjadi kesalahan pencetakan laporan.
|
Eficiensy
|
Siatem
Lama
|
Sistem
Baru
|
|
Verifikasi
dilakukan secara manual oleh admin.
|
Verifikasi
dilakukan secara otomatis oleh sistem.
|
Control
|
Siatem
Lama
|
Sistem
Baru
|
|
File dan
data penting juga rahasia dapat di akses oleh user biasa dan selain admin.
|
Membatasi
hak-hak user sehingga tidak dapat mengakses file penting dan data rahasia.
|
Service
|
Siatem
Lama
|
Sistem
Baru
|
|
Sistem
relative lambat dalam mengolah data.
|
Sistem dapat
mengolah data lebih cepat.
|
Karena sistem berbasis
global yang yang baru dan banyak pengguna, dan tidak di kenal oleh beberapa
user. Dan beberapa usernya adalah calon siswa baru ataupun panitia yang telah
dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut. Nilainya menjadi 9.
Kesimpulan
dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan
tujuan dari analisis Studi Kelayakan sistem verifikasi pendaftaran online
berbasis web pada SMAN Unggul Kabas, maka dapat diambil kesimpulan :
1. Hasil
dari analisis studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi sistem ini layak
untuk dikembangkan.
2. Rekomendasi
untuk SMAN Unggul Kabas kedepannya adalah membuat sebuah sistem PPDB dan
menerapkannya untuk penyeleksian siswa baru.
3. SMAN
Unggul Kabas proses sistem verifikasi online berbasis web sudah bisa
dikembangkan serta digunakan dalam proses pendaftaran.
Saran
Berdasarkan
kesimpulan yang telah disebutkan sebelumnya, maka terdapat saran, yaitu sebagai
berikut :
1. Analisis
studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisis
studi kelayakan teknik, ekonomi dan operasi, tetapi juga kelayakan hukum,
kelayakan sosial, analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor).
2. Sebaiknya
sistem verifikasi pendaftaran online ini segera di buatkan untuk kemajuan
sekolah kedepannya.
3. Sistem
verifikasi pendaftaran online berbasis web sebaiknya dilanjutkan ketahap
implementasi, sehingga dapat mempermudah SMAN Unggul Kabas serta manjemen
sekolah dalam proses verifikasi pendaftaran online.
Referensi:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar